Godkjenne eller avslå forespørsler

Med godkjenning blir en booking først en forespørsel. Dere ser hvem som vil leie, og bestemmer selv om bookingen skal gjelde. Det passer for eksempel for storsalen på lørdagskvelder, grendehuset til private fester eller en minibuss som bare skal lånes ut til kjente leietakere.

Slå på godkjenning

1. Gå til Utleie og åpne det dere leier ut.
2. Velg fanen Booking.
3. Slå på Krev godkjenning under Godkjenning.
4. Lagre.

Godkjenning gjelder for hver utleie for seg. Dere kan kreve godkjenning for storsalen og la møterommet bookes direkte.

På bookingsiden står det Krever godkjenning på kortet og ved prisen, og under Bekreftelse står det Utleier godkjenner. Knappen leietakeren trykker på, heter Send forespørsel. Leietakeren betaler ingenting før dere har godkjent.

Når en forespørsel kommer inn

• Tiden holdes av med en gang, så ingen andre kan booke den mens dere vurderer.
• Leietakeren får en e-post om at forespørselen er mottatt.
• Dere får e-posten «Ny forespørsel venter på godkjenning» til kontakt-e-posten deres, med knappen Åpne i kontrollpanelet.
• På Oversikt og øverst i Bookinger står det hvor mange forespørsler som venter. Se gjennom viser dem.
• I kalenderen er forespørsler oransje.

På en forespørsel som koster noe, har leietakeren fylt inn fakturaadresse, også om de valgte kort. Betalingslenken etter godkjenning er nemlig en faktura fra Stripe. Adressen står under Fakturamottaker.

Godkjenne

1. Åpne forespørselen fra Bookinger.
2. Se på leietakeren, meldingen og svarene under Fra leietakeren.
3. Trykk Godkjenn.

Det skjer med en gang, uten et ekstra spørsmål. Så skjer dette:

• Bookingen blir Bekreftet.
• Leietakeren får e-posten «Forespørselen er godkjent».
• Er bookingen ikke gratis, sender Stripe en faktura med betalingslenke på e-post. Betalingen blir Fakturert.

Betalingsfristen avhenger av hva leietakeren valgte:

Leietakeren valgte	Faktura etter godkjenning
Kort	Kan bare betales med kort. Frist 3 dager
Faktura	Fristen dere har valgt under Innstillinger → Betaling
Gratis booking	Ingen faktura. Bookingen er bekreftet

Når fakturaen er betalt, blir bookingen Betalt av seg selv.

Avslå

1. Åpne forespørselen og trykk Avslå.
2. Skriv eventuelt en Begrunnelse til leietaker, for eksempel «Salen er allerede lovet bort til basar den helgen.»
3. Trykk Avslå i dialogen.

Tiden blir ledig igjen på bookingsiden. Leietakeren får e-posten «Forespørselen ble ikke godkjent», og begrunnelsen står både i e-posten og på leietakerens egen side for bookingen. Har leietakeren brukt en rabattkode, kan koden brukes én gang til.

Godt å vite

• Alle i organisasjonen kan godkjenne og avslå, ikke bare administratorer.
• Kan Stripe-kontoen ikke ta imot betaling akkurat nå, stopper Booka godkjenning av forespørsler som koster penger, fordi fakturaen sendes fra Stripe. Sjekk Innstillinger → Betaling og godkjenn når statusen er Aktiv.
• Forespørsler går ikke ut på tid. De ligger til dere svarer, også etter at datoen har vært. Avslå dem dere ikke rekker å svare på, så leietakeren får beskjed.
• En godkjent booking er bekreftet selv om fakturaen ikke er betalt ennå. Den blir ikke avbestilt av seg selv hvis leietakeren ikke betaler. Følg med under Ikke betalt i bookinglisten.
• Leietakeren kan trekke forespørselen selv så lenge den venter på svar. Da får dere e-posten «Leietakeren har avbestilt», og tiden blir ledig.
• Dere kan ikke skrive en melding når dere godkjenner. Vil dere gi beskjed om nøkler eller oppmøte, svar leietakeren på e-post.
• Slår dere av Krev godkjenning, gjelder det nye bookinger. Forespørsler som allerede er sendt, må fortsatt godkjennes eller avslås.

Vanlige spørsmål

Kan jeg godkjenne en forespørsel til en annen tid enn den leietakeren ba om?

Nei, tiden kan ikke endres. Avslå med en begrunnelse som foreslår en ny tid, og be leietakeren sende en ny forespørsel. Eller legg inn bookingen selv med Ny booking. Se Endre eller flytte en booking.

Leietakeren har ikke fått fakturaen. Hva gjør jeg?

Åpne bookingen. Under Betaling finner dere Se faktura, som er den samme lenken leietakeren kan betale med. Send lenken til leietakeren, eller be dem åpne siden for bookingen sin og trykke Betal faktura.

Leietakeren vil betale kontant etter at vi har godkjent. Går det?

Ja. Trykk Marker som betalt når pengene er kommet. Fakturaen i Stripe markeres da også som betalt, så den ikke kan betales to ganger.

Se også

• Åpningstider og regler for booking
• Faktura
• Betaling utenfor Booka og delbetaling
• E-post til leietakere og til dere