Bookinglisten og kalenderen

Under Bookinger i menyen finner dere alle bookinger, både de leietakerne har gjort selv og de dere har lagt inn. Her svarer dere på forespørsler, følger med på betaling og åpner hver booking for detaljer. Alle i organisasjonen har tilgang, både administratorer og medlemmer.

Øverst velger dere Liste eller Kalender. Knappen Ny booking er for bookinger som kommer på telefon eller e-post.

Venter noen forespørsler på svar, står det øverst, for eksempel «1 forespørsel venter på svar fra dere». Se gjennom viser dem.

Listen

Listen viser kommende og aktive bookinger når dere åpner den. Endre utvalget med de to nedtrekkslistene:

Tidsrom	Viser
Kommende	Bookinger fra og med i dag
Tidligere	Bookinger før i dag
Denne måneden / Forrige måned	Bookinger med leiedato i måneden
I år / I fjor	Bookinger med leiedato i året
Velg periode	Velg første og siste dag i kalenderen som dukker opp
Alle datoer	Alt

Status	Viser
Aktive	Bekreftet, venter på godkjenning og venter på kortbetaling
Til godkjenning	Forespørsler dere må svare på
Ikke betalt	Bekreftede bookinger som er ubetalt, fakturert eller delvis betalt. Nederst står summen som er utestående
Avbestilt og avslått	Bookinger som er avbestilt av dere eller leietakeren, og forespørsler dere har avslått
Trenger oppfølging	Bookinger med en betaling som feilet, en innsigelse eller en refusjon Stripe avviste, uansett dato
Alle statuser	Alt, også kortbetalinger som ikke ble fullført i tide

Kolonnen Leies viser når det leies: datoen øverst, og klokkeslett eller antall døgn under. Trykk på Leies, Booket eller Beløp øverst i tabellen for å sortere. Trykk igjen for å snu rekkefølgen. På mobil vises bookingene gruppert per dag.

Se de nyeste bookingene

Kolonnen Booket viser når bookingen kom inn, for eksempel «i dag 14:05», «i går 09:12», «for 3 dager siden» eller «25. sep». Hold musepekeren over for å se nøyaktig tidspunkt.

• Trykk på Booket for å få de nyeste bookingene øverst. Valget ligger i adressen, så dere kan bokmerke siden.
• Bookinger som har kommet inn siden dere sist åpnet bookinglisten, har merket Ny ved navnet. Merket står så lenge dere er på siden, og er borte neste gang dere åpner den. Hver bruker har sitt eget «sist sett», på alle enheter.
• Velg gjerne Alle datoer og Alle statuser for å se alt som har kommet inn, også forespørsler og bookinger langt frem i tid.

På mobil står «Booket …» under hver booking. Kolonnen vises på større skjermer.

Filtrene står i adressen til siden. Dere kan bokmerke for eksempel «Ikke betalt, alle datoer», og når dere går tilbake fra en booking, er filtrene de samme.

Søk

Søkefeltet finner bookinger på leietakerens navn, e-post, lag eller bedrift, fakturamottaker, referanse (for eksempel BK-7QK2MP) og navnet på det som er leid. Søket gjelder alle bookinger, uansett dato og status, så nedtrekkslistene er slått av mens dere søker.

Hva merkene betyr

Hver booking har en status, og ofte et merke for betaling ved siden av.

Status	Betyr
Venter på godkjenning	Leietakeren har sendt en forespørsel. Tiden er holdt av til dere svarer
Venter på betaling	Leietakeren betaler med kort akkurat nå. Tiden holdes av i 30 minutter
Bekreftet	Bookingen gjelder
Avslått	Dere avslo forespørselen
Avbestilt	Avbestilt av dere eller av leietakeren
Utløpt	Kortbetalingen ble ikke fullført i tide, og tiden ble ledig igjen

Betaling	Betyr
Ikke betalt	Ingenting er betalt ennå
Fakturert	Faktura er sendt fra Stripe og ikke betalt
Delvis betalt	Dere har registrert en delbetaling
Betalt	Hele beløpet er betalt
Gratis	Bookingen koster ingenting
Refunderes / Refundert	Pengene er på vei tilbake / er betalt tilbake til leietakeren
Delvis refundert	En del av betalingen er betalt tilbake
Ikke refundert	Avbestilt uten refusjon, eller leietakeren har betalt utenfor Booka og pengene må betales tilbake av dere

Et rødt merke betyr at noe må følges opp: Betaling feilet, Innsigelse eller Refusjon feilet. Beløpet er streket over på bookinger som er avbestilt, avslått eller utløpt.

Eksporter

Eksporter laster ned det listen viser som en CSV-fil som åpnes riktig i norsk Excel. Filen har referanse, dato, tid, utleie, leietaker, organisasjon, e-post, status, betaling, betalingsmåte, beløp, betalt, rabatt og Booka-gebyr. Knappen finnes ikke på mobil.

Kalenderen

Kalenderen viser en Uke eller en Måned om gangen. Bla med pilene, og trykk I dag for å komme tilbake.

• Grønn: bekreftet booking.
• Oransje: venter på godkjenning eller på kortbetaling.

Avbestilte, avslåtte og utløpte bookinger vises ikke, og heller ikke stengte perioder. Kalenderen viser alt dere leier ut samlet, med navnet på utleien på hver booking.

I ukevisningen trykker dere på en booking for å åpne den. I månedsvisningen vises tre bookinger per dag, og «+2 til» hvis det er flere. Trykk på en dag for å se uka. På mobil viser månedsvisningen bare dagene som har bookinger.

Siden for én booking

Trykk på en booking for å åpne den. Øverst står leietakeren, hva som er leid og når, og statusmerkene. Knappene oppe til høyre er det dere kan gjøre med bookingen akkurat nå, for eksempel Godkjenn, Marker som betalt eller Avbestill (under ⋯ når det er flere valg).

Siden har disse delene:

• Leietaker: kontaktperson, lag eller bedrift, e-post, telefon og fakturamottaker.
• Betaling: betalingsmåte (Kort, Faktura, Gratis eller Utenfor Booka), lenker til Se faktura og Se kvittering, leiepris, rabatt, totalt, hva som er betalt utenfor Booka, og Booka-gebyret.
• Fra leietakeren: meldingen og svarene på spørsmålene i bookingskjemaet.
• Notat: internt notat som bare dere ser. Trykk Skriv notat eller Endre for å skrive eller endre det.
• Hvilke vilkår leietakeren godtok, med versjon og dato.
• Historikk: hva som har skjedd og når, for eksempel «Forespørsel sendt», «Godkjent», «Faktura sendt» og «Betalt». Det siste punktet viser hva bookingen venter på.
• Referanse og knappen Leietakerens side, som åpner den samme siden leietakeren ser.

Godt å vite

• Listen viser høyst 500 bookinger om gangen. Står det «viser de 500 første», snevrer dere inn med tidsrom, status eller søk.
• Kommende tar med alle bookinger som starter i dag, også dem som allerede er over.
• En kortbetaling som ikke blir fullført, står som Venter på betaling i opptil 30 minutter og blir så Utløpt. Dere får ingen e-post om den.
• Leietakerens side har de samme knappene som leietakeren ser. Trykker dere Avbestill der, blir bookingen avbestilt som om leietakeren gjorde det.

Vanlige spørsmål

Hvor finner jeg en booking som er avbestilt?

Velg Avbestilt og avslått og Alle datoer, eller søk på navnet eller referansen.

Kan jeg se bare én bane eller ett lokale i kalenderen?

Nei. Kalenderen viser alt samlet. Navnet på utleien står på hver booking. I listen kan dere søke på navnet, for eksempel «storsal».

Kan jeg legge inn en booking ved å trykke i kalenderen?

Nei. Bruk Ny booking øverst på siden.

Se også

• Godkjenne eller avslå forespørsler
• Legg inn en booking selv
• Varsler om betaling
• Eksport til regneark og regnskap